Air Untuk Masa Depan Dan Kompas »

Minggu, 06 Februari 2011

TOENAS 2011

Assalamu alaikum WR. WB
Alhamdulillahi rabil‘alamin.semoga rahmat dan kasih sayangNya selalu menaungi kita.allahumma sholli‘alaa muhammad.semoga kita akan disatukan dibawah panjinya kelak diakhirat nanti bersama dengan keluarga, sahabat-sahabati, dan seluruh mujahid dan mujahidah agama ini..amiin
Teman2 sengaja saya akan berpanjang lebar menginfokan berita terhangat tentang toenas berdasarkan rapat teranyar pula antara kami(panitia pusat) dengan tim manajemen etos pusat (bang porwo, mba deti, mas udi dan uda fahri) serta SC kita (mba diani pratiwi). Syuro ini diadakan di LPI, Bogor, 11-01-11 pukul 16.30-17.45.
Langsung ke intinya, jadi teman2 ada beberapa keputusan atau kesepakatan yang dihasilkan setelah rapat, dengan sebelumnya mempertimbangkan banyak hal untuk memutuskan satu keputusan yang dibuat baik itu waktu, teknis maupun yang lainnya.adapun perinciannya adalah sebagai berikut:
Kita (harus) sepakati pelaksanaan toenas adalah tanggal 1 MEI 2011. Kenapa (harus)sepakat karena kita sudah pahami bahwa acara toenas ini adalah acara nasional yang pelaksanaannya serentak di 9 wilayah jadi sangat tidak mungkin untuk pelaksanaan dengan waktu yang berbeda2 di setiap tempatnya. Adapun alasan kenapa ditanggal 1 mei,
pertama kita harus realistis dengan target kita yang besar (baik itu pendanaan, targetan peserta dan targetan acara serta targetan lainnya) akan sangat kurang jika dipaksakan hanya 2 bulan persiapannya. Perlu ditambahkan juga target kita yang sekian banyak itu bukan main2 dan bukan ajang uji coba artinya kita memang berusaha secara maksimal (dibuktikan dengan tempat yang kita rencanakan dan publikasi yang kita laksanakan dll)untuk mewujudkannya. terkait hasil ,baru kita serahkan kepada Allah SWT.karena targetan in akan kita pertanggung jawabkan saat LPJ kita kepada sponshirship nanti.
Kedua alasannya adalah waktu UN, UM dan SNMPTN..UN yang kami dapatkan kabarnya dilaksanakan tanggal 18 april, SNMPTN di bulan Juni dan UM berdasarkan rapat antar perwakilan rektor seluruh PTN yang diadakan di UI harus dilaksanakan setelah UN dan SNMPTN (Informasi ini didapat dari SC kita yang kebetulan juga menjabat sebagai panitia penerimaan mahasiswa baru) dan keputusan ini didukung pula oleh peraturan mendiknas. sebagai contoh SIMAK UI diadakan tanggal 3 JULI2011,atau setelah SNMPTN yang diadakan dibulan juni.. jadi klo ada PTN yang mengadakan UM sebelum SNMPTN apalagi sebelum UN..wallahu’alam..klo kata SC kita mengataakan mungkin agak membandel dan menyalahi aturan…terlepas dari hal tadi, penetuan tanggal 1 mei ini sangat ngepas sekali momentnya seandainya skenario penerimaan mahasiswa baru tahun ini sesuai dengan aturan. Ngepas karena berada dimasa bebas anak SMA dan massa peralihan persiapan masuk PTN. Selain itu kita juga akan menggadang gadang hari pendidikan nasional (2 Mei) di toenas kita..dengan jargon TOENAS di HARDIKNAS begitu nasional (ini baru selentingan celoteh dari beberapa orang.ehheeh)
Ketiga, 1 mei kami prediksikan kita belum ada yang mulai untuk UAS..kita mungkin baru mengalami UAS diminggu ke2 atau ketiga, artinya kita tidak akan menggangu proses UAS yang kita laksanakan. Kemudian pertimbangan lainya..dengan timeline yang sedang direvisi…kita dibulan april akan lebih santai kerjanya..karena kita akan full kerja di bulan februari dan maret..dibulan april hanya kerjaan2 sisa yang belum kita selesaikan, karena diprediksikan juga april ini mungkin waktu buat kita untk UTS..adapun seandainya UTS diadakan dibulan Maret, maka bulan april akan menjadi waktu “pelunasan hUtang” dibulan maret yang kita gunakan untuk UTS..Sehingga pada ujungnya insyallah penetuan waktu toenas ini tidak menggangu pelaksanaan kuliah kita..amiin
Nah, itu penjelasan tentang waktu pelaksanaan TOENAS 2011..adapun tanggapan dari semua daerah (karena sebelum rapat ini diselenggarakan saya coba mengkonfirmasi kepada teman2 ) seandainya diundur pelaksanaan TOENAS ini berikut saya sampaikan (ditambahkan dengan tanggapan baik dari panitia pusat maupun dari hasil rapat ini, karena saya sampaikan konfirmasi teman2 ini ke forum rapat ini):
Makassar : setuju untuk diundur karena akan lebih baik persiapannya dan ditambah sebelumnya teman2 mekassar sudah mendapatkan info ini dari monev yang baru diadakan beberapa hari lalu.(uda fahri dan mas udi mengiyakan bahwa telah menginfokannya terlebih dahulu saat monev)
Surabaya: setuju persiapan akan lebih matang. Surabaya termasuk daerah yang biasa menyelenggarakan toenas berbarengan dengan etos expo tapi karena mengetahui unutk tahun ini ada toenas maka etos expo tidak memasukkan konten TO di dalamnya. Sehingga moment toenas akan sangat2 ditunggu oleh teman2 surabaya. Dengan bahasa sony yang disampaikan “kita pengen langsung action”. (yang jadi pertanyaan forum diskusi nanti tempat yang digunakan bisa gratis ga klo diadakan dibulan mei karena sebelumnyaa ada wacana dari unair yang akan menggratiskan tempatnya jika diadakan dibulan maret)
Malang: sepakat diundur karena persiapannya akan lebih mantap apalagi mei itu setelah UN jadi akan ada daya tarik tersendiri dari toenas ini.
Yogya : pada dasarnya sepakat diundur tapi usul agar tidak melebihi/pasca UM UGM. Mengapa??karena UM UGM ini akan jadi daya tarik yang sangat besar untuk TOENAS, karena TOENAS dilaksanakan di UGM. UM UGM sendiri presentase yang diterima sekitar 80% sehingga akan menarik siswa yang ujung2nya akan meningkatkan optimesme yogya untuk menggaet 3000 peserta toenas di yogya. Klo seandainya diadakn setelah UM UGM teman2 yogya agak pesimis untuk dapat menggaet 3000 peserta. Yogya mengusulkan bulan maret.(yang jadi pertanyaan apakah info pelaksanaan UTUL/UM UGM 2 minggu sebelum UN itu sudah valid??dan apakah persentase 80% sudah pasti??)
Semarang : semarang juga salah satu daerah yang biasa memasukan TO sebagai salah satu konten pada acara etos expo bahkan ,menjadi nilai jual untuk etos expo yang biasa diadakan oleh teman2 semarang yang skala nya sudah mencapai satu provinsi. Sehingga sangat berat untuk memisahkan konten TO dari etos expo. Jadi teman2 semarang menyatakan kurang sepakat seandainya dilaksanakan dibulan mei, teman2 semarang mengusulkan untuk melaksanakanya di bulan april awal sesuai dengan jadwal etos expo .selain itu pertimbangan tempat menjadi alasan tersendiri tempat yang direncanakan di bulan mei biasanya telah digunakan untuk mahasiswa baru..(semua peserta rapat mengusulkan untuk membuat konsep etos expo yang berbeda ditahun ini, trutama jangan memasukan konten TO, kemas lagi acara etos expo tanpa mengurangi tujuan utamanya..terkait hal ini hampir 20 menit lkita juga merumuskan konsep etos expo yg mungkin nantinya akan diusulkan pelaksanaannya disemua daerah..jadi untuk teman2 semarang nanti akan ada usulan konsep etos expo dari eksternal teman2 semarang)
Bogor : masih agak berat untuk setuju diadakan dibulan mei karena dibulan tersebut telah dijadwalkan sebagai waktu pelaksanaan Festival Anak Sholeh (FAS) yang dimana FAS bogor ini sudah teruji kesuksesannya dan salah satu program andalan..karena jika toenas diadakan di bulan mei juga maka akan terpecah konsentrasinya..(terkait hal ini uda fahri sebagai manajer program etos akan memberikan solusi terkait waktu pelaksanaan FAS.tunggu aja akh)
Bandung : sebenarnya sepakat diundur tapi dengan syarat jangan menggangu UAS…(ide bagus…dan 1 mei dirasa masih cukup untuk tidak menggagu UAS.insyaallah)
Padang : sepakat diundur..pokoknya kalau diundur artinya persiapan tambah bagus tambah matang dan hasilnya harus sesuai dengan targetan atau harapan..(sepakkaaat uda2 dan uni;)
untuk meningkatkan kordinasi kita dan memebrikan kesepahaman dan semangat yang sama dalam menjalankan TOENAS ini maka kita akan melaksanakan PLENO NASIONAL dengan mekanisme teman2 dari semua daerah akan diundang ke Jakarta (tepatnya LPI) adapun waktunya masih sangat tentativ karena waktu libur kita yang berbeda2 namun sebagai ancang2 kemungkinan kita akan melaksanakannya di minggu akhir januari atau diawal februari.selain nantinya teman2 akan pulang dengan segudang informasi dan semangat yang siap ditularkan ke semua teman2 di daerah dalam pleno ini diharapkan teman2 mempersiapkan juga progrees yang dilakukan baik itu masalah tempat, kepanitiaan, acara dan lain sebagainya serta pertanyaan2 dari teman2 lain yang pastinya banyak sekali yang masih tertimbun dalam benak kita semua.
Dengan pelaksanaan TOENAS di bulam mei, otomatis TOENAS tidak dapat di gabung dengan Etos Expo dan 2 acara ini merupakan acar yang dilakukan secara terpisah tetapi ada hal2 dapat kita manfaatkan dalam etos expo yang bermanfaat untuk toenas seperti publikasi dan penjualan ticket
itu yang bisa diinfokan kepada teman2 terkait hasil syuro kami hari selasa, 11 januai 2011 kemarin
kemudian adapun hal/ hasil syuro lain yang pernah kami adakan adalah sebagai berikut
Dalam pelaksanaan toenas, panitia daerah memikirkan bagaimana menyukseskan pelaksanaan d lapangan . segala konsep ditentukan dari panitia pusat yang nanti dikaji ulang ketika pleno nasional. 5 hal yang perlu diperhatikan oleh panitia daerah dalam strategi pelaksanaan TOENAS yaitu :
Keuangan
Kontrol keuangan bendum pusat dan daerah harus lebih dimatangkan. Setiap daerah, terutama panitia pusat harus mempunyai 1 orang auditor tersendiri selain bendahara. Auditor ini akan memastikan setiap bon/struk tidak hilang dan berceceran. Dan hal ini juga di replikasi di setiap daerah. jadi semua daerah mempunyai bendahara dan auditor. Hal ini penting untuk pertanggung jawaban kita terhadap semua pihak terutama sponsor dan lembaga yang medukung acara kita. Sehingga, kita akan terlihat professional dengan laporan keuangan yang valid.
Acara
Dalam hal acara, pastikan kita mencari pembicara yang dari unsure birokrat merupakan tokoh yang berpengaruh.
Januari ini pembicara harus sudah fix.
Panitia inti yang di acara minimal sekali ada 4 orang. 1 orang diantaranya ada yang memastikan setiap omongan pembicara terekam dengan baik ( bekerja sama dengan HPD) . Mengapa harus seperti ini? Karena kita akan membuat cerita dari acara di setiap daerah salah satu nya berasal dari materi yang disampaikan oleh pembicara di setiap daerah. Yang akan di gabung menjadi satu dalam bentuk buku yang berisi cerita tentang TOENAS.
Dari acara, akan dicoba meng Link kan dengan DD dengan pembuatan buku tersebut.
Publikasi dan dokumentasi
Setiap 1 etoser mencari dan mengajak 75 orang untuk mengikuti acara TOENAS. Bisa dari adek kelas di SMA,paguyuban, murid ngajar atau yang lainnya. Nanti akan di buat form tersendiri untuk ini.
Bikin publikasi yang se masiv mungkin
Publikasi coming soon “ nantikan TOENAS di hardiknas “ dengan tema yang kreativ dan inovatif…silahkan teman2 berkreasi untuk membuat poster cooming soon ini mulai dari media internet, hub.secara personal ataupun langsung lewat poster dengan catatatn logo toena yang telah kita punya itulah logo yang ita gunakan
Tim humas ada yang bertugas mendokumentasikan poster2 / informasi acara try out lain. Dan analisa apa kekurangan dan kelebihan dari acara try out tersebut.
Tim humas ada 1 orang yang focus terhadap kreativitas dalam hal publikasi pencitraan.
Tim HPD ada yang focus dalam mendokumenatsikan acara seperti materi yang disampaikan pembicara, acara lounching dan acar penting lainnya jangan sampai terlewatkan.
Paniti pusat akan membuat SOP dalam hal dokumentasi agar dokumentasi di semua daerah terstandarisasi untuk pertanggung jawaban ke semua pihak terutama pihak sponsor dan lembaga lain.
Usahakan saat orang2 mengklik kata try out di google web/situs toenas ada di urutan atas…(ayo siapa ang jago dibidang ini,bantu lewat publikasi di internet)
Kasi link soal2 snmptn dan usm di web/situs toenas atau group FB yang teman2 buat untuk menginfokan ini. Agar toenas semakin menebar manfaat bagi orang.
Kaitkan/link kan group2 FB atau blog yang dimiliki semua daerah termasuk blog LPI-DD
Tiketing
Pola tiketing daerah mengikuti pola tiketing panitia pusat. Baik itu metode rangking dan lainnya.
Cari orang untuk membantu paniti toenas dalam mengimport exel.
Dari 30.000 peserta minta data alamat rumah dan email nya juga. Dan harapannya dari 30.000 orang setidaknya 5 % bisa menjadi donator bagi LPI. Tidak harus peserta tapi orang tua nya juga bisa.
Harga ticket adalah 15.000 (semua daerah sama) adapun perbedaannya diserahkan kepada daerah,maksudnya adalah seandainya dengan Harga Ticket Masuk 15.000 di makassar, misalnya, bisa diberikan makan siang maka 15.000 tersebut termasuk makan siang tetapi seandainya di daerah lain hanya bisa memberikan seminar kit maka cukup hanya seminnar kit yang akan diberikan
Pastikan proses tiketing berjalan dengan rapi.

0 komentar: